Pierwsze problemy i doświadczenia
w raportowaniu JPK - ALERT JST
Do końca lutego większość JST złożyła swoje pierwsze scentralizowane deklaracje VAT i pliki JPK. Kumulacja tych obowiązków i jednak stosunkowo krótki czas na dostosowanie się do wprowadzonych zmian prawnych doprowadziły do licznych wątpliwości i trudności z ich realizacją. Przy okazji problemów związanych z JPK nie można także zapomnieć o tym, że swoją cegiełkę dołożyli m.in. dostawcy IT, którzy odkładali aktualizację systemów finansowo-księgowych na ostatnią chwilę. To dodatkowo rodziło dużą niepewność po stronie JST, które m.in. nie prowadziły ewidencji na bieżąco czekając na aktualizację.
Niedawno upłynął termin na przesłanie kolejnego pliku JPK_VAT, a wątpliwości o charakterze merytorycznym dotyczące poprawności przygotowywanego pliku JPK_VAT w dalszym ciągu nie zostały wyjaśnione . I co najważniejsze – problem ten sam nie zniknie. JST podobnie jak większość podatników VAT każdego kolejnego miesiąca są zobowiązane i będą musiały przesyłać stosowny plik.
Najczęstsze błędy oraz nieścisłości pojawiające się w plikach JPK generowanych przez JST obejmują między innymi:
- powtarzające się numery faktur sprzedażowych,
- brak jednolitego podejścia do stosowanych nazw oraz adresów dostawców i kontrahentów,
- nielogiczne/błędne z perspektywy wymagań wynikających z ustawy VAT wartości w polach dotyczących dat,
- brak jednolitego podejścia w przypadku raportowania dowodów podatkowych dla których brak nr NIP np. paragonów oraz brak daty sprzedaży w przypadku faktur korygujących.
Pozostałe błędy wynikają w znakomitej większości zarówno z błędów ludzkich jak i niedoskonałości rozwiązań oferowanych przez dostawców IT.
Weryfikacja – najskuteczniejsza metoda zminimalizowania ryzyka błędu
Najlepszym sposobem na ograniczenie bądź całkowite wyeliminowanie błędów jest dokładna i całościowa weryfikacja poprawności generowanych plików JPK, zarówno pod kątem poprawności od strony merytorycznej, jak i jednolitego podejścia do ewidencjonowania danych. Oczywiście weryfikacja nie jest procesem prostym jednak warto podjąć trud by ograniczyć ryzyko składania dodatkowych wyjaśnień do US czy zakwestionowania rozliczeń przez organ podatkowy.
Oczywiście warto ten proces – weryfikacji – zautomatyzować. Ręczne sprawdzanie poprawności wysyłanych plików, biorąc pod uwagę skalę dokonywanych operacji i ilości prezentowanych danych, zawsze będzie obarczone ryzykiem błędu. Z tego względu warto skorzystać z narzędzi informatycznych o zbliżonych funkcjonalnościach do tych jakimi będą posługiwały się organy podatkowe weryfikujące nie tylko techniczną ale i merytoryczną poprawność przesyłanych informacji.
Innymi słowy należy uprzedzić działania kontrolne organów podatkowych. Działania to powinny wzmocnić prowadzony przez wójtów, burmistrzów, prezydentów gminy nadzór nad poprawnością rozliczeń i pozwolić na ograniczenie ryzyka osobistej odpowiedzialności karnej.